重庆大学基建规划处

基建规划处基建档案管理办法（试行）

第一章   总则

 第一条  为了加强基建档案管理，充分发挥基建档案在校园规划、建设、管理中的作用，根据《重庆市城乡建设档案管理办法》《重庆大学档案管理规定》，结合工作实际，制定本办法。

 第二条  本办法所称基建档案，是指过去和现在校园规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

    基建档案资料包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、招标、施工、竣工、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

第三条  基建档案工作应当遵循统一领导、统一标准、集中管理与分工负责相结合的原则，维护基建档案的完整和安全，便于有效利用。

第二章   基建档案的管理职责

    第四条  分管行政工作的副处长分管档案工作。综合管理科负责基建档案的管理工作，配备档案管理员具体承办基建档案工作，负责基建档案的接收、整理归档、保管和利用工作。综合管理科科长负责督促档案的归档、保管、移交工作。规划管理科、工程管理科、合同与造价管理科负责收集整理本科室职责范围内的基建档案资料，并及时移交综合管理科档案管理员。

    第五条  综合管理科负责收集整理在项目决策、立项审批、申报规划许可证、施工许可证等前期手续办理和工程专项验收、备案手续办理过程中，产生的各种报审和批复的文件、图纸等材料。

第六条  规划管理科负责收集整理校园规划和工程勘察设计文件资料：在规划编制、实施和工程项目勘察设计阶段产生的测量、勘察、设计、审查等相关材料。

第七条  工程管理科负责收集整理工程管理及竣工验收资料：监理单位在施工过程中对项目投资、工期、质量、安全的监督、控制等具体工作所产生的相关材料；施工单位从开工建设到竣工交付全过程中产生的相关材料；工程管理及竣工验收相关会议纪要、总结等材料。

第八条  合同与造价管理科负责收集整理在项目实施过程中，产生的招投标资料、签订的各类合同、协议及造价管理相关资料等。

第三章   基建档案的收集和整理归档

第九条  勘察、设计、监理、施工等工程参建单位应当收集、整理建设工程相关档案，在与上述单位签订建设工程合同时，应当明确收集、整理、移交建设工程档案的要求。

第十条  收集、整理基建档案应当遵守下列规定：

（一）内容齐全、真实、准确，与工程实际相符合；

（二）竣工图应当图样清晰，图表整洁，签章手续完备；

（三）归档的档案资料应当是原件或者副本；

（四）按照有关规范整理立卷，使用重庆市建委或者其他专业主管部门统一规格的建设工程技术用表和符合国家标准规定的档案装具；

（五）符合有关技术规范要求。

第十一条  基建档案资料收集整理工作要与项目建设进程同步。从项目申请立项时就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第十二条  基建处工作人员将归档资料移交基建处档案室时，档案管理员应当做好登记，将接收的资料分项目依次记录在“资料移交接收表”上，交接双方签字确认。

第十三条  施工单位向基建处移交基建档案资料时，应和档案管理员一起对移交档案资料进行清点。核查无误后，交接双方各自在移交清册上签字，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。

第十四条  档案管理员对各科室和工程参建单位移交的档案资料进行检查、验收，并按重庆市《建设工程文件归档内容一览表》和《重庆大学档案立卷工作的内容和方法》的要求，对各类资料进行整理、组卷、装订，经相关负责人审核后分别向重庆市城建档案馆和学校档案馆移交。

第十五条  基建档案的收集、整理、归档工作，接受学校档案馆的监督、检查和指导。凡须移交重庆市城建档案馆的工程资料，其整理归档均接受重庆市城建档案馆的监督、检查和指导。

   第四章  基建档案的管理

第十六条  查阅保存在基建处档案室的档案资料，只能在档案室进行查阅，不得将资料带出。查阅时档案管理员应在场，查阅完毕经档案管理员对资料核实无误后，将档案放回原处。

第十七条  基建处工作人员借阅保存在基建处档案室的档案资料，应在档案管理员在场的情况下，将所有需要借阅的资料名称逐一填写在“基建处资料借阅表”中，并签上借阅人姓名及借阅时间。归还时需经档案管理员核查，确认无误后签上借阅人姓名及归还时间。

第十八条  外单位人员借阅保存在基建处档案室的档案资料，应经综合管理科科长同意。需在档案管理员在场的情况下，将所有需要借阅的资料名称逐一填写在“借条本”中，注明借阅人、借阅人所在单位、时间等信息，并于用完资料后及时归还。归还时需经档案管理员核查，确认无误后将借条作废。

第十九条  在基建处档案室领用资料时，需在档案管理员在场的情况下，对领用的资料进行清点，领用人在“领条”上签字后方可领用。

　　第二十条  档案室应配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体等设施，以确保档案的安全与完整。

　　第二十一条  档案管理员对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，发现问题应立即向有关负责人报告，及时妥善处理。

第五章   附则

第二十二条   由综合管理科负责解释。

第二十三条  本办法经2018年7月24日处长办公会审议通过后施行。